Teammailboxen / Exchange-Teamboxen

Bei der Teammailbox handelt es sich um eine zusätzliche, eigenständige (UNIX-)Mailbox, auf die mehrere Benutzer zugreifen können.

Teammailboxen / Exchange-Teamboxen erstellen

Alternative Version der Anleitung bei ZECM

Die Einrichtung und Administration erfolgt über das TUB-Portal vom IT-Team oder einer dazu ernannten Person.

Erstellung der Teammailbox / Exchange-Teambox und Festlegung des Teamleiters:

IT-Dienste/Teamverwaltung (Rollenauswahl: Teamverwalter der Oganisationseinheit auswählen)
existiert schon ein Team, dem die Teammailbox zugeordnet werden soll, dann weiter bei Punkt 2,
ansonsten wie folgt Team erstellen (siehe auch tubIT-Anleitung)
- Icon „+“ aktivieren um neue Teammailbox zu erstellen
- Eingabe von Team-Name/THEMA (z.B. PA-BSc-Chemie) und eine kurze Team-Beschreibung,
- Team anlegen anklicken
- Teamleiter auswählen/bestimmen,
- Icon „+“
- eventuell nun Teammitglieder hinzufügen: Reiter Mitglieder, kann aber auch später erfolgen
- weiter mit Punkt 3
Team markieren und Bearbeiten aktivieren
Reiter Ressourcen: Icon „+“ aktivieren,
Exchange-Teamboxen aussuchen/hinzufügen
DOMAINname bestimmen/aussuchen, THEMA festlegen/eingeben
OK - speichern
Zurück zum Register/Tab Eigenschaften und auf Team speichern klicken.

E-Mail-Adresse der Exchange-Teambox am Exchange anlegen, dazu muß in der IT-Dienste/Strukturverwaltung im Punkt „E-Mailadressen“ im Reiter „Exchange-Teamboxen“ ein Alias angelegt werden.

Nun im TUB-Portal „zum persönlichen Portal“ zurück … und Teammitglieder bestimmen (falls dies noch nicht geschehen ist):

IT-Dienste/Teamverwaltung (Rollenauswahl: Teamleiter der Teammailbox)
Reiter Mitglieder auf Icon „+“ klicken (Mitglieder hinzufügen)
Reiter Team-Rollen - Organisationsgeschäftsrolle erstellen und dieser Teammitglieder zuweisen.

Der Emailalias einer Teammailbox lautet: THEMA@DOMAIN.tu-berlin.de
(Die technische Adresse einer Exchange-Teammailbox lautet: DOMAIN-tb-THEMA@win.tu-berlin.de)

Exchange-Teambox einbinden

Damit der User auf die Teammailbox zugreifen kann, muß er diese in seinem Email-Progaramm einbinden.

In den FAQ´s der tubIT ist beschrieben, wie man die Exchange-Teambox beim Webinterface, Outlook, Thunderbird, bzw. … einbindet.
siehe FAQ´s der tubIT

auch weitere wichtige und interessante Infos findet man auf dieser Seite.

Exchange-Teammailbox unter Thunderbird (Icedove) abonnieren

Edit (Extras) > Accounts Settings (Konteneinstellungen)
unten links Account Actions (Konten-Aktionen) > Add Mail Account (E-Mail-Konto hinzufügen)
Es öffnet sich ein neues Fensters Mail Account Setup

freiwählbarer Name, erscheint später als Absender der aus der Teammailbox gesendeten Emails
Email-Adresse der Teammailbox
Password des eigenen tubIT-User-Accounts
Continue

Es wird eine Fehlermeldung angezeigt „Icedove failed to find …“

Nun müssen die korrekten Daten eingegeben werden:

Incoming: Serverhostname: exchange.tu-berlin.de, Port: 993, SSL: SSL/TLS, Authentification: Normal password
Outgoing: Serverhostname: exchange.tu-berlin.de, Port: 587, SSL: STARTTLS, Authentification: Normal password
Username: Incoming: „tubIT-user-name“@win.tu-berlin.de\„Teammailboxname“, Outgoing: „tubIT-user-name“@win.tu-berlin.de

„tubIT-user-name“: tubIT-Login-Name des Users
„Teammailboxname“: 'Domainename'-TB-'Thema' (Domainename und Thema kann im Portal nachgeschaut werden (IT-Dienste, Teamverwaltung, Team markieren, Bearbeiten aktivieren, Reiter Ressourcen) oder, falls man nicht die entsprechnde Rolle besitzt, beim IT-Beauftragtem des Fachgebietes oder dem IT-Team nachfragen )

Absender der aus der Exchange-Teammailbox gesendeten Emails festlegen (Icedove)

(wurde schon ganz zum Anfang bestimmt, kann aber noch mal geändert werden)

Linke Spalte - auf gewünschte Teammailbox mit rechter Maustaste klicken, Settings aktivieren
bei Your Name Absendername eintragen (am Besten der der Teammailbox) und Email Adress sollte auch die Emailadresse der Teammailbox sein, damit die Korrespondenz weiterhin über die Teammailbox läuft!

Exchange-Teammailbox unter Outlook und Online Web Access (OWA) abonnieren

Eine gute, einfache Beschreibung gibt es unter Exchange Teammailbox einbinden , https://www.campusmanagement.tu-berlin.de/menue/dienste/kommunikation_internet/der_exchange_dienst/ auf den tubIT-Seiten.

Kurz Form:

Dauerhaft: In der Ordnerstruktur mit der rechten Maustaste auf den (Email-)Namen klicken, dann freigegebenen Ordner hinzufügen anklicken
Temporär: Rechts oben auf den Namen klicken, weiteres Postfach öffnen…
Namen/Suchbegriff eingeben, Suchen, auswählen, Öffnen anklicken

Anmerkung zu der tubIT-Beschreibung bzügl. Online Web Access (OWA), Permanentes Öffnen, Schritt 3:

nach Schritt 2 öffnet sich dieses Fenster …

… nun geben sie den Domainnamen, in der die Teammailbox eingerichtet wurde (in unserem Institut meistens „chemie“), ein (1) - entweder wird Ihnen nun die Teammailbox oder die Auswahlmöglichkeit „Kontakte und Verzeichnisse durchsuchen“ (2) angezeigt, über deren Aktivierung Sie dann die für Sie freigegebenen Teammailboxen aufgelistet bekommen.

Absenderadresse

Online Web Access (OWA), Permanentes Öffnen
E-Mails die Sie aus dieser Ansicht (Online Web Access (OWA), Permanentes Öffnen) versenden/beantworten, werden mit Ihrem persönlichen Alias versendet! Falls Sie den Absender ändern möchten, siehe FAQ Exchange → Teammailboxen → ETMB in OWA (Webinterface) anzeigen

Online Web Access (OWA), Einmaliges Öffnen
E-Mails die Sie aus dieser Ansicht versenden/beantworten, haben als Absender die Teammailbox-Adresse!